80 офисов в 5 странах
Россия, Украина, Казахстан, ОАЭ, Канада

Журнал кассира-операциониста: как вести и на что обращать внимание

Если организация применяет контрольно-кассовую технику, она обязана вести сопутствующую документацию. Сегодня мы поговорим об особенностях заполнения и ведения журнала кассира-операциониста.

Порядок ведения журнала утвержден постановлением Госкомстата от 25.12.1998 г. N 132. Он заводится по форме КМ-4 (которая приведена в приложении к названному постановлению) и регистрируется в налоговой инспекции одновременно с постановкой на учет кассового аппарата.

Сейчас продаются пустые и готовые к заполнению журналы кассира-операциониста. Раньше же требовалось перед регистрацией в налоговой пронумеровать каждую страницу, прошнуровать и на последней странице написать фразу «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов», заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

Однако официально обязанность вести журнал кассира-операциониста распространяется лишь на юридические лица. Согласно постановлению Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 29.06.2010 г. N 1411/10, индивидуальные предприниматели не обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций и хранения свободных денежных средств. Но арбитражная практика это не федеральный закон, и на деле налоговый орган может попытаться оштрафовать предпринимателя за отсутствие журнала. Поэтому, если вы не желаете спорить и доказывать правоту в суде, проще его все же вести.

Журнал кассира-операциониста ведется до его полного заполнения, даже если этот процесс растягивается на срок больше года. Исключение можно сделать лишь в крайнем случае, например, при сильной изношенности журнала или его повреждении.

Чтобы завести новый журнал, нужно написать соответствующее заявление в налоговую с просьбой о его регистрации. При этом нужно будет предъявить старый и карточку регистрации ККТ.

Если кассовых аппаратов несколько, допускается на все ККМ завести один журнал. При этом записи в него будут вноситься с указанием заводского номера кассовой машины. Записи должны делаться ежедневно по всем кассам, даже если некоторые из них не работали.

В журнале фиксируются все денежные потоки, проходящие через кассу. По окончании смены кассир снимает Z-отчет. Смена может не совпадать с календарными сутками, она может продолжаться день, всю ночь или даже 24 часа. В любом случае запись делается датой окончания смены.

Если выручки в течение смены не было вообще, необходимо снимать нулевые Z-отчеты и на их основании проставлять в журнале кассира-операциониста прочерки. На это указал Минфин России в письме от 11.06.2009 г. N 03-01-15/6-311.

За не снятый вовремя Z-отчет или неправильное ведение журнала законодательство не устанавливает ответственность, тогда как за несвоевременное оприходование выручки или ее неправильное оприходование организацию могут привлечь к ответственности по статье 15.1 КоАП. Для компании по ней штраф достигает 40-50 тыс. рублей.